Event Coördinator - Stadsbrouwerij De Koninck

Overview

Stadsbrouwerij de Koninck is een hedendaagse brouwerijsite in het centrum van Antwerpen. Naast een actieve brouwerij is er een groot bezoekersluik toegevoegd aan de site. Dit bevat een interactief brouwerijbezoek, een biershop en bruisende bar, evenementen en allerlei smakelijke ambachten. Een ware trekpleister dus. Als brouwerij van de Duvel Moortgat groep dragen we de waarden vakmanschap, kwaliteit en pioniersgeest uit binnen een familiaal karakter.

Op de site van Stadsbrouwerij De Koninck gaan er wekelijks heel wat events door, zoals vergaderingen, bedrijfsfeesten, teambuildings, maar ook verjaardagsfeesten en huwelijken. Daarnaast organiseren we zelf ook eigen events, zoals onze maandelijkse “ACHTERWERK” en verschillende siteversterkende evenementen.

Ter uitbreiding van deze afdeling, gaan we op zoek naar een Event Coördinator
. Als Event Coördinator ben je verantwoordelijk voor de operationele organisatie van de evenementen in Stadsbrouwerij De Koninck. Je zorgt ervoor dat deze op een klantgerichte
, vlotte en veilige manier verlopen en dat de eventlocaties er steeds piekfijn bijliggen. Een team van studenten werkt mee ter ondersteuning.

Je rapporteert aan de Hospitality & Event Manager, die op zijn/haar beurt rapporteert aan de Site Manager van Stadsbrouwerij De Koninck.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Je volgt je eigen verkoopsdossiers op:
  • Je behandelt inkomende aanvragen via mail en telefoon
  • Je ontvangt klanten tijdens site visits en geeft hen een rondleiding op onze eventlocaties
  • Je maakt offertes op en past aan waar nodig, je zorgt ervoor dat de klanten voldoende keuze hebben op vlak van event services, je denkt met de klant mee
  • Je staat in contact met leveranciers zoals de vaste cateringpartners en onderhoudt een goed contact, stuurt bij waar nodig
  • Je volgt de financiën van de evenementen verder op in samenwerking met onze boekhoudafdeling (contracten opmaken, voorschot- en slotfacturen bezorgen aan de klant, …)
  • Je treft de nodige voorbereidingen in aanloop naar het event: studenten inplannen, bestellingen plaatsen, draaiboeken opstellen, afspreken met leveranciers,
  • Je werkt mee aan de organisatie van siteversterkende evenementen.
• Je coördineert het event op de dag/avond zelf:
  • Opbouw, verloop en afbouw van het event
  • Aanspreekpunt voor onze klanten & externe partners tijdens het event
  • Briefen en aansturen van de jobstudenten
  • Eindverantwoordelijkheid van het event, zorgen voor een vlot verloop en bijsturen waar nodig
  • Anticiperen op onvoorziene omstandigheden en last minute wijzigingen
  • De handen mee uit de mouwen steken, van opbouw tot afbouw
  • Schriftelijke debriefing maken na afloop van het event, incl. te factureren kosten
  • Controle van de eventlocaties (voor en na het event)
• Als geboren netwerker en vlotte communicator bouw je een duurzame band op met je collega’s, medewerkers en leveranciers. Je volgt nauwkeurig de gemaakte afspraken op en zorgt voor een vlotte, correcte uitvoering door alle partijen.
• Jij en jouw collega Event Coördinator zijn back-up van elkaar.
• Tijdens de rustigere event periodes ben je bereid om mee te helpen binnen de andere departementen van onze site.

Jouw ingrediënten:

• Om deze functie succesvol uit te voeren, zijn volgende kwalificaties vereist
• Service minded en hospitality hoog in het vaandel dragen
• Een grote zin voor verantwoordelijkheid
• Nauwkeurig en oog voor detail
• Enthousiaste teamplayer
• Hands-on mentaliteit
• Oplossingsgericht
• Stressbestendig
• Verzorgd voorkomen
• Communicatief zeer sterk in het Nederlands en een goede kennis van Engels en Frans
• Flexibel: ‘s avonds en in het weekend werken is deel van de job