Medewerker Backoffice | Facilitaire Zaken

Position: Medewerker Backoffice | Facilitaire Zaken |

Medewerker Backoffice | Facilitaire Zaken | Delft

Wil je samen met onze facilitaire collega’s van ABT en moedermaatschappij Oosterhoff meebouwen aan de verdere professionalisering van ons team en onze processen? Dan horen we graag van je!

Per 1 mei zijn de facilitaire teams van onze vestigingen inVelp en Delft samengevoegd. Zo is ereen nieuwe samenwerkingsvorm ontstaan. Dit jaar is de basis gelegd voor een veilige, sfeervolle, opgeruimde werkomgeving en is er nagedacht over de invulling van een aantal nieuwe rollen binnen team Facilitair, waaronder die van medewerker Backoffice / Facilitaire Zaken.

Jouw uitdaging

Als medewerker

Backoffice / Facilitaire Zaken ben jij de administratieve en organisatorische spil binnen onze facilitaire afdeling en het aanspreekpunt voor onze collega’s in Delft. Je zorgtervoor dat processen soepel verlopen, en aanvragen en meldingen correct worden verwerkt. Ook zie je erop toedat collega’s en leveranciers tijdig de juiste informatie ontvangen. Dankzij jouw nauwkeurigheid en servicegerichte houding blijft onze organisatie goed draaien.

Je houdt van afwisseling in je werk en lostproblemen en vragen uit de organisatie vlot op.

Hoofdtaken en verantwoordelijkheden Proces en administratie

• ontwikkelen, documenteren en verbeteren van werkprocessen en werkinstructies
• beheren van contracten en leveranciersinformatie, inclusief monitoring van kwaliteit, wet- en regelgeving en contractprestaties
• verwerken en bewaken van meldingen, aanvragen en gegevens via Topdesk
• voorbereiden van rapportages, analyses en workflowdocumenten voor management, projecten en budgetten.

Voorraad, bestellingen en facilitaire dienstverlening

• verantwoordelijk voor bestellingen en voorraadbeheer (kantoorartikelen, PBM’s,[GC1] meubilair)
• aanspreekpunt voor wagenparkbeheer, catering, schoonmaak en interne archieven.

Communicatie en frontoffice

• zorgdragen voor telefonische bereikbaarheid en ondersteuning van collega’s
• actief bijdragen aan interne communicatie over facilitaire activiteiten en evenementen.

Kwaliteit en veiligheid

• bewaken van arbo-richtlijnen, protocollen en procedures.

Je werkt in principe vanuit onze locatie in Delft. Daarwerk je onder andere samen met de collega’s van ICT en Gebouwbeheer. Ook werk je nauw samen met je collega’s in Velp en heb je dagelijks een dagstart met alle collega’s van Facilitaire Zaken.

Wat bieden we jou

• uitdagende en gevarieerde rolbijeen gerenommeerd adviesbureau
• een afwisselende baan binnen een dynamische organisatie met veel zelfstandigheid en vrijheid om elke rol eigen te maken
• een aantrekkelijk salaristarief tussen € 3.500,- en € 4.200,- brutoper maand (afhankelijk van ervaring) op basis van 40 uur
• uitgebreide opleidingsmogelijkheden, zowel intern via Quake campus als extern
• 30 vakantiedagen met de mogelijkheid om er 10 dagen bij te kopen of te verkopen (op basis van een fulltime dienstverband)
• gezellige activiteiten zoals sportteams, een jaarlijks festival, buitenlandse reizen en borrels
• mede-eigenaar worden door middel van participatie in Oosterhoff.

Lees hier meer over onze andere arbeidsvoorwaarden.

Als medewerker Backoffice / Facilitaire Zaken ben je een nauwkeurige en gestructureerde professional die energie krijgt van een goed georganiseerde werkomgeving. Je houdt overzicht, communiceert makkelijk met collega’s en leveranciers, en hebt een proactieve houding. Je ziet wat beter kan en pakt dat gelijk aan. Je voelt je thuis in een dynamische organisatie waarin zelfstandigheid en eigenaarschap belangrijk zijn.

Verder beschik je over

• een mbo-diploma (richting Facilitaire dienstverlening/Hospitality management)
• hbo-werk- en denkniveau op het gebied van facilitaire dienstverlening/management, dit blijkt uit je zelfstandigheid en kennis van processen en instructies
• kennis van de werkprocessen en de eisen die gesteld worden aan kwalitatieve dienstverlening
• ervaring in het opzetten en uitwerken van facilitaire en inkoopprocessen, en werkafspraken
• goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling vaardig in Engels.

Affiniteit met BHV, veiligheidsmiddelen en voorraad- en archiefbeheer is een pré.

ABT in het kort

ABT is een organisatie van ingenieurs in bouwtechniek. In onze compacte,…