Projectassistent

Tijdelijk met uitzicht op vast dienstverband

Organisatie :

Vakgebied :

Administratief/secretarieel

Ben jij de organisatorische spil die rust en overzicht brengt in dynamische stadsprojecten en ervoor zorgt dat programma- en projectmanagers optimaal kunnen presteren?

Zwolle bouwt de komende jaren duizenden woningen en nieuwe topwerklocaties met aandacht voor duurzaamheid op alle fronten. Gemeente Zwolle maakt al deze ontwikkelingen mogelijk. Hiervoor werken we met verschillende disciplines samen in projecten en programma's. Bij de afdeling Project-, Programma- en Procesmanagement werken ruim 140 collega's die deze projecten en programma's in goede banen leiden.

Je maakt deel uit van de vakgroep projectassistenten. Aangezien jullie op verschillende projecten zitten, zien we elkaar niet zo vaak. Maar een keer in de maand komen we bij elkaar om ervaringen te delen en elkaar te inspireren. Een collega vertelt iets over een bijzonder project of we nodigen een collega van een andere afdeling uit om wat te vertellen over zijn vakgebied.

Daarnaast lunchen we regelmatig samen en reserveren we maandelijks een ruimte waar we gezamenlijk kunnen werken.

Je ondersteunt programma- en projectmanagers die zich bezighouden met verschillende programma's en projecten in de stad. Dankzij jou kunnen zij georganiseerd en effectief werken volgens een heldere planning. Vaak ben je tegelijkertijd bij meer projecten betrokken. Je leert dus veel collega's kennen en hoort wat er in de stad speelt.

Om zaken goed te laten verlopen, is er overleg nodig. Jij organiseert alles wat nodig is rondom vergaderingen, het uitnodigen van deelnemers bijvoorbeeld. Het is best lastig, omdat iedereen overvolle agenda's heeft. Een vergadering gepland? Dan mail je op tijd de agenda, notities en documenten, zodat deelnemers zich goed kunnen voorbereiden. Tijdens vergaderingen maak je notulen. Soms leg je zaken heel compleet (haast woordelijk) vast.

Vaak volstaat een actielijst. Het is voor jou een sport om de notulen de volgende dag al te delen. Uit een vergadering komen acties voort. Je pakt deze acties zelf op en/of monitort hoe anderen hiermee aan de slag gaan. Je beheert programma- en projectdossiers en zorgt voor het maken en registreren van financiële verplichtingen. Komt het budget in de knel, dan koppel je dit terug.

Heb je naast je werk nog tijd over om andere zaken op te pakken? Het organiseren van een inwonersbijeenkomst, het regelen van een brochure of het meekijken met stukken die worden ingediend voor een vergadering? Ook al hoort zo'n klus niet bij je dagelijkse werk; het is een mooie manier om ervaring op te doen.

• Geen dag is saai! Je hebt veel contacten met collega's en leert wat er speelt binnen en buiten de organisatie.
• Je ondersteunt programma- en projectmanagers bij alles wat nodig is, beheert programma- en projectdossiers en organiseert vergaderingen.
• Als je nog tijd over hebt, kun je een klus oppakken, waarmee je affiniteit hebt.

Je hebt een Mbo werk- en denkniveau en bent een uitstekende organisator en planner. Als alles op rolletjes loopt, ben jij blij. Je vindt het leuk om collega's te ondersteunen, verzet bergen werk en draait je hand nergens voor om. En dat wordt door je collega's zeer gewaardeerd. Je werkt gestructureerd en laat je niet leiden door de waan van de dag.

Wat er ook gebeurt; je houdt het hoofd koel en gaat rustig door met ademhalen. Uiteraard ben je digitaal vaardig (Teams, Outlook, Excel), kun je razendsnel typen en maak je zelden grammaticale of spelfouten. We kunnen niet wachten totdat je er bent!

Het betreft een functie voor 24 - 36 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Dit stem je af met je leidinggevende. Je start met een jaarcontract, met zicht op verlenging. Wij investeren in je professionele ontwikkeling met een opleidingsbudget, gericht op jouw functie.

• een bruto maandsalaris van minimaal € 2.564 (minimum aanloopschaal
  6) tot maximaal € 4.015 (functieschaal
  7) op basis van een werkweek van 36 uur. Het…