Asistente de Dirección Bilingüe

Asistente de Dirección Bilingüe

Objetivo del puesto
Brindar soporte administrativo y ejecutivo a la Dirección, gestionando agenda, comunicaciones, documentación y coordinación interna/externa en español e inglés, asegurando confidencialidad, orden y eficiencia operativa.

Responsabilidades principales
Gestión integral de agenda: programación, reprogramación, recordatorios y priorización de reuniones.
Coordinación de viajes: itinerarios, reservas, viáticos y logística.
Atención y filtro de comunicaciones: correos, llamadas, mensajes; redacción y respuesta en Español/Inglés.
Preparación de documentos: informes, presentaciones, minutas, cartas, formatos y reportes.
Organización de reuniones: convocatorias, salas, materiales, actas y seguimiento de acuerdos.
Gestión documental: archivo físico/digital, control de versiones y manejo de información confidencial.
Soporte administrativo: compras menores, facturas, órdenes de servicio, seguimiento de pagos (según aplique).
Coordinación con equipos internos y proveedores; apoyo en eventos y visitas.
Apoyo en proyectos: seguimiento de cronogramas, indicadores básicos y tareas asignadas por Dirección.
Requisitos
Formación: técnico/tecnólogo o licenciatura (Administración, Asistencia Ejecutiva, Comunicación o afín).

Experiencia:

2–5 años en roles similares dando atención a niveles de Vicepresidencia.
Idiomas: inglés avanzado (oral y escrito) para interacción profesional.

Competencias clave
Alta organización, gestión del tiempo y priorización.
Comunicación clara, redacción impecable y etiqueta profesional.
Discreción y manejo de información sensible.
Proactividad, resolución de problemas y orientación al detalle.
Capacidad para trabajar bajo presión y con múltiples tareas.
Habilidades interpersonales y coordinación con stakeholders.
Cumplimiento de agenda y puntualidad de reuniones.
Calidad/precisión de documentos y comunicaciones.
Seguimiento efectivo de acuerdos y tiempos de respuesta.
Satisfacción de la Dirección y equipos internos.

Herramientas y conocimientos
Microsoft Office.
Calendarios y correo (Outlook), videoconferencias (Teams).
Redacción de minutas y presentaciones ejecutivas.