Adjoint

Who We Are

Au Bureau des affaires francophones et francophiles (BAFF), nous avons pour mission de coordonner, promouvoir et soutenir le développement de programmes et de cours offerts en langue française à SFU. Nous organisons également des activités scientifiques et culturelles auprès de la communauté pour stimuler le rayonnement d’une francophonie plurielle et inclusive. Grâce à notre salon étudiant, nous offrons un espace inclusif pour les étudiants francophones et francophiles à SFU.

Travailler au BAFF, c'est évoluer dans un environnement stimulant, bienveillant et qui permet concrètement de contribuer au développement de l'éducation postsecondaire en français.

Our mission at OFFA is to coordinate, promote and support to the development of programs and courses offered in French at Simon Fraser University (SFU). We also organize cultural and scientific activities within the community to foster a plural and inclusive Francophonie. Through our student lounge, we offer an inclusive environment for francophone and francophile students ng OFFA's team member means working in a stimulating, benevolent environment that makes a significant contribution to the development of post-secondary education in French.

About the Role

La personne titulaire du poste a un rôle clé au sein de l'équipe du BAFF, particulièrement auprès de l'équipe de gestion. A travers sa polyvalence, elle offre un soutien administratif et financier essentiel au bon déroulement des opérations quotidiennes tel que le traitement de factures et de données, les commandes de fournitures, la rédaction de compte-rendus et la tenue de dossiers administratifs et financiers.

L'adjoint.e administratif.ve offre des services d'accueil et constitue le premier point de contact pour les personnes qui s'adressent au BAFF par téléphone, par courrier électronique ou en personne. Le(la) titulaire veille à la bonne utilisation et l'entretien du salon des étudiants et des espaces de bureau par les clients, les étudiants, les partenaires et les employés. Enfin, la personne appuie et participe à l'organisation d'événements et activités sur le campus et à l’extérieur.

The Administrative Assistant plays a key role in the OFFA team, particularly with the management team. Through his/her versatility, he/she provides administrative and financial support essential to the smooth running of day-to-day operations, such as processing invoices and data, ordering supplies, drafting reports and keeping administrative and financial records. The incumbent provides reception services to the OFFA department and is the first point of contact for clients who reach out by telephone, e-mail or in person.

The role ensures the proper use and upkeep of the student lounge and office spaces by clients, students, partners and employees.
Finally, Administrative Assistant supports and participates in the organization of events and activities on and off campus.

Le candidat idéal est bilingue (français/anglais) et a la langue française et ses cultures à cœur. Il possède des compétences exceptionnelles en matière de service à la clientèle et une volonté de se surpasser pour aider les clients, les étudiants et l'équipe du BAFF. Il gère efficacement son temps afin d'organiser, de hiérarchiser et de mener à bien des tâches multiples sans compromettre la qualité, la précision et la confidentialité des informations.

Il est à l'aise avec les interruptions fréquentes et démontre sa capacité à passer d'un travail demandant de la concentration à l'assistance aux clients et aux collègues, selon les besoins. Il possède une bonne littératie financière lui permettant d'assurer des tâches impliquant des opérations financières de manière précise. Dans le contexte d'un milieu de travail hybride, il sait travailler de manière autonome et en isolation au bureau.

The ideal candidate is bilingual (French/English) and takes French language and cultures to heart. They have exceptional customer services skills…