Assistentin CEO und anderes

In Kürze

Office Management A-Z Kompetenzen ADMINISTRATION :

• Führung & Organisation des Back Office EMEA
• Unterstützung der Außendienstmitarbeiter bei administrativen Arbeiten
• Selbständige Führung des Sekretariats des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion (Group CEO, CFO & CIO sowie CEO Schweiz)
• Koordinationsstelle innerhalb der Firmengruppe mit internen und externen Stellen / Partnern
• Planung und Überwachung der Termine des Group CEO, CEO Schweiz, Group CFO & CIO
• Rechnungskontrolle, Spesenabrechnungen, Adressdatenbanken
• Unterstützung des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion in allen administrativen und organisatorischen Belangen

• Führen eines Ablagesystems
• Gesetzliche Fristen und Regeln kennen im Anlagesegment, Schweiz

• Eventmanagement EMEA In- und Ausland
• Planung, Koordination und organisation von Management Meetings, Geschäftsreisen und Events im In-und Ausland

• Reisemanagement des gesamten EMEA Teams
• Visa Management für Geschäftsreisende und Deputies

• Verwaltung des Empfangsbereichs zur Sicherstellung eines effizienten Telefon- und Postverkehrs sowohl intern als auch extern
• Vertragsmanagement mit Partnern und Lieferanten
• Mithilfe bei der Vorbereitung und Organisation von VR-Sitzungen, Aktionärs / und Generalversammlungen
• Führung der Korrespondenz in DE / ENG / FR / ITA
• Zusammenstellung und Schreiben eines Firmen Handbuches EMEA

• Leitung und Aufbau des Records Management
• Mitarbeit bei Projekten und Betreuung von Spezialaufgaben
• Mithilfe bei Seminars / Trainings und Workshops
• Einführung und Mitarbeit bei Secure digital Signature System
• Einführung und Leitung eines Mitarbeiters ins Records Management System

• Vorbereitung, Prüfung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Spesenabrechnungen aller Mitarbeiter
• Übersicht und Vorsortierung der eingereichten Bewerbungen
• Mitsprache bei der Bewerbungsprozess potentieller Kandidaten für ausgeschriebene Stellen

• Verhandlungen über den Kauf von Büromaterial und
  -möbeln, Büroausstattung usw. für das gesamte Personal in Übereinstimmung mit den Einkaufsrichtlinien des Unternehmens und den Budgetvorgaben
• Facility Management der Geschäftsräumlichkeiten in Basel, Switzerland
• Mithilfe und Überwachung im facility Management rund um diverse Aufgaben im Hauswarts Bereich und dem gesamten Gebäude
• hohe soziale Fähigkeiten
• Teamplayer
• international, positiv, ergebnisorientiert und zuverlässig
• verantwortungsbewusst, verständlich, tolerant
• Führungsqualitäten, Flexibilität, Interesse
• Motivation
• hoher Sinn für Diskretion
• strukturierte Arbeitsweise
• loyal
• IT-Kenntnisse :
  Microsoft Office World 2007 / 2008 - sehr gute Anwendungskenntnisse
• Internet / Email - sehr gute Anwendungskenntnisse
• Lotus Notes - sehr gute Anwendungskenntnisse
• SAP Kenntnisse
• Novell Group Wise - sehr gute Anwendungskenntnisse
• Linux - gute Anwendungskenntnisse
• Open Office - gute Anwendungskenntnisse
• Outlook - sehr gute Anwendungskenntnisse
• Documentum ( DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
• D2 (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
• SharePoint gute Anwendungskenntnisse
• Easy Contract & Archive (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse

• Deutsch (Muttersprache)
• Englisch (fliessend schriftlich und mündlich, 2. Arbeitssprache)
• Französisch (fliessend schriftlich und mündlich)
• Italienisch (fliessend schrifltich und mündlich)