Sachbearbeitung Administration und Projektunterstützung; w​/m

Start:
1. Juni 2026 oder nach Vereinbarung

Du besitzt kaufmännische Allrounder-Qualitäten, arbeitest strukturiert und sorgst gerne dafür, dass administrative Abläufe zuverlässig funktionieren. Du behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick, packst Aufgaben pragmatisch an und bringst Dinge sauber zum Abschluss. Du arbeitest gerne strukturiert, denkst mit, übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben und hast Freude daran, dass Dinge zuverlässig funktionieren.

Dann könnte diese Funktion gut zu dir passen!

In dieser Funktion stellst du sicher, dass die administrative Organisation unserer Geschäftsstelle im operativen Alltag zuverlässig funktioniert. Du wirkst als zentrale Drehscheibe für unsere kantonalen Kurskommissionen und externen Anspruchsgruppen. Du sorgst für Struktur, Qualität und Verlässlichkeit in der täglichen Zusammenarbeit und unterstützt Projekte organisatorisch und administrativ.

• Organisation und Koordination des Sekretariats – Du organisierst das Sekretariat eigenverantwortlich und sorgst für klare, funktionierende administrative Abläufe. Du bist erste Anlaufstelle für interne und externe Anliegen, triagierst eingehende Anfragen, priorisierst Aufgaben sinnvoll und behältst Fristen im Blick. Du stellst sicher, dass Themen und Pendenzen konsequent nachverfolgt werden.

• Unterstützung der Geschäftsleitung und der Fachbereiche – Du unterstützt die Geschäftsleitung und die Fachbereiche in organisatorischen und administrativen Belangen und entlastest sie im operativen Alltag. Du arbeitest bei der Organisation von Sitzungen, Tagungen und Webinaren administrativ und organisatorisch mit. Dazu gehören unter anderem Terminabstimmungen, Einladungen und Teilnehmeradministration. Du stellst sicher, dass Unterlagen vollständig vorliegen und organisatorische Abläufe im Hintergrund professionell vorbereitet sind.

• Koordination externer Dienstleister – Du bist zentrale Ansprechperson für externe Dienstleister wie IT, Infrastruktur, Buchhaltung oder Übersetzungsbüros. Du bereitest Kreditoren- und Debitorenrechnungen für das externe Treuhandbüro vor, stellst die interne Informationsweitergabe sicher und sorgst dafür, dass externe Leistungen effizient und koordiniert eingebunden sind.

• Mitarbeit in Projekten und Qualitätssicherungsprozessen – Du unterstützt Projekte vor allem administrativ. Dazu gehören beispielsweise die Pflege von Projektübersichten, die Dokumentation von Ergebnissen sowie die strukturierte Ablage von Unterlagen. Zudem unterstützt du bei der Umsetzung und Nachverfolgung definierter Qualitätsmassnahmen.

• Pflege digitaler Arbeitsumgebungen – Du aktualisierst Inhalte auf unserer Website, stellst deren Qualität sicher und verwaltest Benutzerzugänge sowie Dokumente in der digitalen Arbeits- und Lernumgebung Konvink. Eine strukturierte, nachvollziehbare Ablage gemäss internen Standards ist für dich selbstverständlich.

• Koordination innerhalb der Bürogemeinschaft IGKG Schweiz / IGKG Bern – Du übernimmst die Abstimmung gemeinsamer Infrastrukturthemen, kommunizierst mit Verwaltung und Hauswartung und koordinierst gemeinsame Beschaffungen innerhalb der Bürogemeinschaft.

• Kaufmännische Grundbildung mit mehrjähriger Erfahrung in einer administrativen Fachfunktion, idealerweise in einer Organisation mit mehreren Anspruchsgruppen
• Ausgeprägte Hands-on-Mentalität – du packst Aufgaben pragmatisch an und bringst sie zuverlässig zum Abschluss
• Ausgesprochene Freude an administrativen Aufgaben und an gut organisierten Abläufen
• Selbständige, zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Dienstleistungsorientierung und klare, adressatengerechter Kommunikation
• Sicherheit im Umgang mit digitalen Tools
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute bis sehr gute Französischkenntnisse (mind. B2)
• Kenntnisse des Schweizer Bildungssystems sind von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung

• Eine vielseitige administrative Tätigkeit mit breitem Aufgaben spektrum
• Viel Eigenverantwortung und Selbstständigkeit in der…