Sektionsassistenz und Einkauf - Logistik der Humanitäre Hilfe

Diesen Beitrag können Sie leisten

• Als Sektionsassistenz koordinieren und überwachen Sie Termine, führen die Sektionsagenda, organisieren Sitzungen und führen Protokoll. Sie verwalten Adress- und Projektlisten und unterstützen unsere Mitarbeitenden bei Fragestellungen zum Dokumentenmanagement.
• Sie sind unsere Ansprechperson für die Reservation von Dienstfahrzeugen und übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben.
• Sie aktualisieren regelmässig unseren internen Kommunikationsplattformen und sind die Ansprechperson in Fragestellungen zu MS Teams.
• In Ihrer Funktion unterstützen Sie den operativen Einkauf von Standardartikeln, Projektgütern und Dienstleistungen bei unseren internen und externen Lieferanten.
• Sie unterstützen die Fachbereichsverantwortlichen bei Bedarf in allen beschaffungsrelevanten Tätigkeiten und bei der Stammdatenpflege in unserem ERP-System.
• Den Informationsaustausch pflegen Siesektions- und abteilungsintern sowie mit unseren Lieferanten.
• Bei Not- und Soforthilfeaktionen der Humanitären Hilfe übernehmen Sie eine Funktion an der Zentrale und unterstützen durch Journalführung, besetzen die Telefonzentrale und übernehmen bei Bedarf Bereitschaftsdienst.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene, kaufmännische Ausbildung, Matura oder eine gleichwertige Weiterbildung.
• Teamfähig und organisatorisch stark, bringen Sie die Dinge zum Laufen.
• Sie bringen erste Erfahrung im operativen Einkauf von Gütern und Dienstleistungen von lokalen und internationalen Lieferanten aus dem technischen Umfeld mit. Sie haben auch schon Erfahrungen in der öffentlichen Beschaffung? noch besser!
• Assistenzaufgaben nehmen Sie gerne wahr, in Nothilfeaktionen auch einmal ausserhalb der normalen Arbeitszeiten.
• Sie sind bereit, in einer dynamischen Organisation weitere Aufgaben zu übernehmen, Neues zu lernen und sich weiter zu entwickeln. Sie sind fit im Umgang mit ERP-Systemen und digitalen Tools.
• Gute, aktive Kenntnisse in einer zweiten Amtssprache und verhandlungssicheres Englisch sind eine Voraussetzung für diesen spannenden, vielseitigen Job.

• Arbeiten für die Schweiz Wir setzen uns für das Erfolgsmodell Schweiz ein und arbeiten zum Wohl der Bevölkerung.
• Gelebte Vielfalt Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein.
• Gesund am Arbeitsplatz Wir unterstützen und beraten unsere Mitarbeitenden im Bereich der physischen und psychischen Gesundheit.

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte. Die Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit (DEZA) ist das grösste Kompetenzzentrum für internationale Zusammenarbeit der Schweiz. Die DEZA setzt die Aussenpolitik der Schweiz in der Humanitären Hilfe, der Entwicklungszusammenarbeit und der Ostzusammenarbeit um, in Zusammenarbeit mit anderen Bundesämtern.

Sie unterstützt die Länder, Armut zu bekämpfen und globale Herausforderungen zu bewältigen. So sorgt die DEZA zum Beispiel dafür, dass benachteiligte Bevölkerungsgruppen einen besseren Zugang zu Bildung und Gesundheit erhalten oder dass Umweltprobleme gelöst werden. Einen Schwerpunkt setzt die DEZA bei fragilen und von Konflikten betroffenen Ländern.