Sachbearbeiterin Backoffice; m​/w​/d

Beschreibung

In dieser zentralen Drehscheibenfunktion bist du für die präzise Ausführung aller administrativen und organisatorischen Aufgaben im Backoffice verantwortlich. Dein Aufgaben gebiet umfasst:

• Strukturierte Bearbeitung telefonischer Anfragen und tägliche Korrespondenz
• Sorgfältige Termin- und Sitzungsorganisation
• Gewissenhafte Material- und Postverwaltung
• Stellvertretung der Leiterin Backoffice bei deren Abwesenheit

Als Spezialgebiet wirkst du bei der Akquisition von Mandaten mit:

• Systematische Verfolgung der Publikationen auf der offiziellen simap-Plattform
• Teilnahme an internen Akquisitionssitzungen
• Präzise Erstellung von Offerten in Zusammenarbeit mit den Projektleitenden
• Detaillierte Prüfung der Vollständigkeit aller Unterlagen
• Zuverlässige Sicherstellung der Termineinhaltung

• Kaufmännische Grundausbildung mit Berufserfahrung im Sekretariat/Projektadministration
• Von Vorteil Erfahrung in der Bauplanungsbranche oder ähnlichen Bereichen
• Gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office)
• Ausgeprägt strukturierte und systematische Arbeitsweise
• Hohe Detailgenauigkeit und Sorgfalt beim Gegenlesen von Berichten und Offerten
• Gutes Zahlenverständnis
• Flair für organisatorische Aufgaben sowie ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Von Vorteil gute Französischkenntnisse

Unser Kunde bietet dir eine verantwortungsvolle Position in einem professionellen Umfeld mit vielfältigen Perspektiven:

• Abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen Administration und Akquisition mit hoher Eigenverantwortung
• Zentrale Rolle im Unternehmen mit direktem Einfluss auf den Geschäftserfolg
• Möglichkeit zur Stellvertretung der Leiterin Backoffice mit entsprechenden Entwicklungschancen
• Strukturierte Einarbeitung und Unterstützung durch ein erfahrenes Team
• Attraktive Anstellungsbedingungen und Sozialleistungen
• Wertschätzende Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und Raum für eigenständiges Arbeiten

Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen im Bereich der Bauplanung mit langjähriger Expertise. Die Unternehmenskultur ist geprägt von flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einem wertschätzenden Miteinander, in dem eigenverantwortliches Arbeiten gefördert wird.