Assistent​/-in des Direktors mit Unterstützung des Generalsekretariats

Die Gesundheits-, Sozial und Integrationsdirektion (GSI) gestaltet die Gesundheit, das soziale Netz und die Integration im Kanton Bern mit. Das Generalsekretariat unterstützt die Direktion bei der politischen und operativen Steuerung. Das Amtssekretariat bildet die organisatorische Drehscheibe der Direktion. Für das Direktionssekretariat suchen wir eine Persönlichkeit, die den Direktor verlässlich entlastet, Komplexität strukturiert und auch in hektischen Phasen den Überblick behält.

• Agendaführung sowie Organisation und Koordination von Sitzungen, Besprechungen und geschäftlichen Verpflichtungen.
• Sicherstellen der Infrastruktur, Unterlagen und Verpflegung für Sitzungen und Anlässe.
• Organisation und Koordination der Chauffeurdienste.

• Verfassen und redigieren anspruchsvoller, teilweise vertraulicher Korrespondenz in Deutsch und Französisch.
• Sicherstellen des telefonischen und physischen Empfangs des Direktors und Triage von Anfragen.
• Posttriage mit Zuweisung und Auftragserteilung an die zuständigen Stellen.

• Vor und Nachbereitung von Sitzungen und Gremien der Direktion und der GSI, inkl. Unterlagen und Protokollen nach Bedarf.
• Records Management für relevante Geschäfte.
• Mitwirkung bei der Abwicklung von Regierungsrats- und Grossratsgeschäften.
• Enge Zusammenarbeit im Amtssekretariat mit klarer Aufgaben teilung und gegenseitiger Vertretung.

• Fachliche Ausbildung, Anleitung und Betreuung von Lernenden und Schnupperlernenden im Sekretariat.

• Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung.
• Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz oder Sekretariatsfunktion, idealerweise mit Verwaltungserfahrung.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse und Interesse an digitalen Arbeitsmitteln.
• Erfahrung oder Interesse in der fachlichen Begleitung von Lernenden sowie Besuch des kantonalen Kurses für neue Berufs und Praxisbildende bereits erfolgt oder Bereitschaft, diesen zu absolvieren.
• Idealerweise französische Muttersprache mit sehr guten Kenntnissen in Wort und Schrift (Niveau C1/C2) in den beiden Amtssprachen (deutsch/französisch); bilingue von Vorteil.
• Ausgeprägte Planungs- und Organisationsfähigkeit, hohe Sorgfalt, Verlässlichkeit und Diskretion.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise, kombiniert mit Teamfähigkeit und Dienstleistungsorientierung.
• Freude an der Arbeit mit jungen Menschen und an der Begleitung von Lernenden.

• Eine Drehscheibenfunktion im Umfeld der Direktion mit Einblick in strategische und politische Fragestellungen im Gesundheits-, Sozial und Integrationsbereich.
• Eine vielseitige Aufgabe mit klarer Verantwortung in der Organisation des Direktionsalltags.
• Die Möglichkeit, als Stv. Praxisbildnerin bzw. Praxisbildner Lernende im kaufmännischen Bereich im Arbeitsalltag zu begleiten und fachlich zu fördern.
• Ein motiviertes, kollegiales Team im Generalsekretariat mit klarer Zusammenarbeit und gegenseitiger Unterstützung.
• Zeitgemässe Anstellungsbedingungen des Kantons Bern mit Entwicklungsmöglichkeiten.
• Situative Möglichkeiten zu Homeoffice, wenn es die Aufgaben lage und die betrieblichen Prioritäten zulassen; bei wichtigen Sitzungen und in Phasen mit hoher Koordinationsdichte hat die Präsenz vor Ort Vorrang.

Neugierig? Ihr Kontakt bei Fragen:
Elena Balmer, Leiterin Amtssekretariat, Telefon , elena.balmer

Die Gesundheits-, Sozial und Integrationsdirektion (GSI) gestaltet die Gesundheit, das soziale Netz und die Integration im Kanton Bern mit. Das Generalsekretariat unterstützt die Direktion bei der politischen und operativen Steuerung. Das Amtssekretariat bildet die organisatorische Drehscheibe der Direktion.