Assistentin Lead HR Geschäftspartnerinnen

Einleitung

Hast du Freude an Organisation und digitalen Tools? In dieser Funktion behältst du den Überblick, organisierst Termine und trägst dazu bei, dass strategische HR-Initiativen erfolgreich umgesetzt werden. Mit dir sorgen wir dafür, dass unsere leitenden HR Geschäftspartner:innen optimal unterstützt werden.

• Du koordinierst und bewirtschaftest die Terminkalender der leitenden HR Geschäftspartner:innen und stellst eine reibungslose administrative Organisation sicher. Dabei unterstützt du interne Abstimmungen, führst Ablagen und erstellst Präsentationen sowie professionelle Korrespondenz.
• Du organisierst Sitzungen eigenständig, bereitest die Unterlagen vor, führst Protokoll und behältst Trabalho sowie Traktandenlisten stets im Überblick.
• Anspruchsvolle und vertrauliche Sachbearbeitungsaufgaben erledigst du selbstständig und erstellst sowie aktualisierst Dokumente in allen Amtssprachen unter Sicherstellung einer korrekten Dokumentenablage.
• Zur Optimierung administrativer Prozesse setzt du digitale Tools und KI gezielt ein und wirkst aktiv in bereichsübergreifenden Projekten sowie bei der Organisation von Events, Workshops und HR-Anlässen mit.
• Bei Abwesenheiten oder nach Absprache übernimmst du die Stellvertretung expendion für die Assistenzleitung Personal und gewährleistest einen reibungslosen Ablauf.

• Du verfügst idealerweise über den Fachausweis als eidg. dipl. Executive Assistant (Direktionsassistent:in) oder einen vergleichbaren Abschluss und bringst mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz auf GL‑Stufe mit, vorzugsweise im HR‑Umfeld.
• Du überzeugst durch ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigeninitiative sowie ein hohes Maß an Diskretion und Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Personaldaten unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.
• Du kommunizierst adressaten- und plattformgerecht mit unterschiedlichen Stakeholdern und zeichnest dich durch hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit aus.
• Auch in hektischen Situationen bleibst du flexibel und belastbar und zeigst Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung sowie zur Mitarbeit in Projekten.
• Du kommunizierst mündlich und schriftlich sehr gut auf Deutsch und verfügst über gute (mündliche) Kenntnisse auf Französisch. Englisch ist von Vorteil. Zudem gehst du sicher mit M365 und digitalen Tools (z. B. HR‑Systemen und Kollaborationsplattformen) um und bringst eine hohe AI‑Affinität mit.

Alma Romano
Assistentin Leitung Personal

Administrative Skills, Facilities Management, Biotechnology, Creative Production, Design And Estimation, Architecture

доб Full Time

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