Admin Assistant Safety & Facilities

Overview

Voor onze Europese hoofdzetel gevestigd in Oudenaarde, België, is Samsonite op zoek naar een nauwkeurige en proactieve Administrative Assistant Safety & Facilities.

In deze functie maak je deel uit van het Safety & Facilities-team en rapporteer je rechtstreeks aan de Safety, Facility & Environment Manager.

Je draagt bij aan een veilige, goed georganiseerde en efficiënte werkomgeving en speelt een sleutelrol in de administratieve ondersteuning van verschillende facilitaire processen.

In deze rol sta je in voor:

• Het organiseren en registreren van veiligheidsopleidingen.
• Het opmaken en beheren van de opleidingskalender.
• De opvolging van keuringen voor veiligheidsmateriaal.
• De vervanging van de vaste receptioniste bij afwezigheid/middagpauze. (telefonie en post- en pakketverwerking)
• Het opmaken van Work Orders en Purchase Orders in SAP voor de dienst onderhoud gebouwen
• Het aanmaken en beheren van nieuwe leveranciers.
• Het up-to-date houden van de data met betrekking tot veiligheidsfuncties en trainingen in onze HSE‑software.
• Het aanmaken en beheren van personeelsbadges.
• Toezicht in het bewakingslokaal. (Onthaal, sleutelbeheer, …)
• EHBO‑permanentie en het organiseren van vervoer naar de spoeddienst indien nodig.
• Het bieden van ondersteuning bij andere taken en projecten van het Safety & Facilities-team waar nodig.